Normalmente las compañías tienen problemas a la hora de planificar y asignar los recursos empresariales, desde recursos humanos hasta máquinas, camiones, aviones, locomotoras, líneas de fabricación, almacenes, etc. ¿Y esto a qué se debe? Pues a que la planificación y asignación de recursos parece una tarea fácil de realizar, pero la realidad es que no lo es. Asignar los recursos a las diferentes actividades de la mejor forma posible puede llegar a ser un verdadero quebradero de cabeza.
De hecho, ¿sabrías identificar si tienes un problema en la planificación y asignación de tus recursos? No es sencillo reconocer un problema de esta índole. En este punto debes preguntarte:
- ¿Puedo mejorar las planificaciones?
- ¿Quiero aumentar los beneficios, reducir los costes o mejorar algún otro KPI?
- ¿No llego a realizar las entregas o encuentro problemas de cobertura contando con el personal suficiente?
- ¿Tardo mucho en realizar las planificaciones?
- ¿Las hago manualmente con una hoja de cálculo?
Si puedes mejorar KPIs, tardas mucho tiempo en generar las planificaciones o asignaciones o sigues realizándolas de forma manual, una solución de software con capacidad de optimización puede ayudarte, permitiéndote realizar asignaciones con solo un clic y de la manera más eficiente posible.
Retos a la hora de planificar y asignar los recursos
A la hora de planificar y asignar los recursos a las diferentes tareas a realizar nos encontramos con varios retos. Por un lado, tenemos una gran cantidad de variables y restricciones que entran en juego y hay que tener en cuenta en todo momento. Por otro lado, la planificación debe estar alineada con los KPIs y objetivos de la compañía. Y, por último, debe elegirse la planificación óptima. Esto quiere decir que de entre la infinidad de posibilidades existentes, debemos quedarnos con la asignación de recursos que consiga aportar una mayor eficiencia al proceso.
También debemos tener en cuenta que existen diferentes horizontes de planificación. Por ejemplo, una planificación estratégica o táctica a largo plazo permite identificar las capacidades que serán necesarias en el futuro, como la cantidad o el tipo de recursos. Una planificación operativa realizada con semanas o días de antelación es la que permite asignar de una manera óptima los recursos a las actividades. Y una planificación en tiempo real permite replanificar las programaciones previas dependiendo de la operativa diaria, por ejemplo, en caso de interrupciones o averías, o frente a cambios en la disponibilidad de recursos.
Veámoslo a través de un ejemplo. A la hora de planificar un sistema productivo desde la fabricación hasta el transporte, el almacén o la distribución, las cadenas de suministro deben hacerse ciertas preguntas a nivel estratégico:
- ¿Cuánto debo fabricar de cada producto en cada planta de producción?
- ¿Desde qué fábrica debo enviar qué productos a cada almacén?
- ¿Dónde coloco los almacenes y cross-docks?
- ¿Qué maquinas necesito tener en cada fábrica?
- ¿Cuántos camiones necesito?
- ¿Cuántos empleados necesito?
A nivel operativo:
- ¿Qué horario y tareas debe tener cada empleado?
- ¿Qué máquina debe producir qué pedido y cuándo?
- ¿Qué pedidos debe repartir cada camión para asegurar las entregas y reducir los kilómetros recorridos?
- ¿Qué ruta es más eficiente dependiendo de los puntos de entrega y las horas de reparto?
Y estar preparadas para reaccionar de una manera rápida y eficiente ante cualquier imprevisto o incidencia en el día de las operaciones que pueda cambiar la planificación previa, replanificando de manera óptima en tiempo real.
Aplicando optimización a la planificación y asignación de recursos
Para contestar a las preguntas anteriores y poder crear una planificación y asignación óptima de recursos, las compañías pueden utilizar soluciones de software basadas en optimización matemática.
En un primer lugar será necesario formular el problema, es decir, conocer la problemática a resolver. Después se deberá definir el modelo matemático que resultará más eficiente dependiendo de las características del problema de asignación: variables, coeficientes, restricciones y objetivos. Una vez identificado el modelo a aplicar se debe programar el algoritmo y calcular el rendimiento de la solución. ¿Es la solución obtenida eficiente y se puede aplicar al problema formulado? En caso de que sí ya solo queda poner en marcha la solución y analizar cómo esta nueva planificación y asignación de recursos mejora los KPIs y resultados de la operativa.
Ventajas de contar con una planificación y asignación óptimas
Utilizar una solución de software basada en técnicas de optimización matemática para la asignación de recursos permite a las organizaciones:
- Evitar dificultades imprevistas: al conocer los recursos de antemano y planificar la forma de usarlos, puedes solucionar carencias o problemas antes de que aparezcan.
- Impedir el desgaste: una gestión de recursos eficaz permite evitar la “sobreasignación” o la “dependencia” de los recursos obteniendo una visión general de la carga de trabajo del equipo.
- Tener una mayor transparencia: permite contar con una mayor visibilidad de la operativa, de la capacidad, o de las cargas de trabajo en todo momento.
- Medir la eficacia: con una comprensión general de lo que se necesita para gestionar y ejecutar un evento próximo, puedes planificar y medir el retorno de la inversión de una manera eficaz.
En decide4AI llevamos más de 14 años desarrollando e implementando soluciones de software basadas en optimización matemática e Inteligencia Artificial para ayudar a nuestros clientes a realizar una planificación y asignación óptimas de sus recursos materiales y humanos. Nuestros numerosos casos de éxito en diferentes sectores empresariales nos posicionan como la empresa líder en España de este campo.
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