Debido a los bajos márgenes de beneficio y a la gran variedad de tareas y perfiles profesionales que gestionar, la planificación en Facility Services es crucial a la hora de aumentar los beneficios y la rentabilidad.
La gran variedad de actividades y perfiles profesionales que deben gestionar las empresas de Facility Services, hace que la planificación de sus procesos y la asignación de recursos, sean actividades complejas y con un gran impacto en la rentabilidad de las operaciones.
Los márgenes de beneficio de los servicios realizados tanto en Facility Services como en Facility Management, son muy bajos. Lo que hace que para estas empresas, optimizar procesos, minimizar los costes y evitar imprevistos, sea una prioridad absoluta.
Según un estudio sobre Facility Services/Facility Management realizado por la consultora Frost & Sullivan, la mayoría de empresas del sector utilizan programas de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) para planificar y gestionar los servicios que ofrecen. Pero para el año 2025, estos programas habrán sido sustituidos por herramientas inteligentes.
¿Cómo ser más eficientes en Facility Services?
En un mundo dominado por los datos, los GMAO utilizados hasta ahora para gestionar y monitorizar los servicios no resultan nada eficientes. Estas herramientas no han evolucionado lo suficiente en la automatización de procesos basados en Inteligencia Artificial.
Pero en los últimos años esto está cambiando. Al igual que el resto de sectores, los Facility Services están inmersos en una profunda transformación digital de sus procesos, en la que la aparición de nuevas herramientas, las smart tools, están aportando una mayor agilidad, visibilidad y control de las operaciones.
Estas Facility Services/Management Smart Tools basadas en analítica avanzada y motores de planificación, son capaces de generar cuadrantes y planes de trabajo teniendo en cuenta datos de capacidad (ocupación y disponibilidad), costes o rentabilidad. Aplicando las restricciones legales y regulatorias de cada actividad profesional para cada uno de los servicios y recursos necesarios, con una visión global. Y permitiendo una gestión integral más eficiente y sostenible, con el objetivo de maximizar la rentabilidad de los servicios ofrecidos. Manteniendo siempre la calidad de los servicios y la satisfacción de los empleados.
Esto es posible gracias a la aplicación de modelos de machine learning y analítica prescriptiva. Disciplinas que permiten la incorporación de inteligencia analítica en estas herramientas, y que consiguen mejorar la toma de decisiones a través del análisis de los datos.
De hecho, según el estudio de Frost & Sullivan, para el año 2025 las empresas de facilities necesitarán adquirir sistemas basados en analítica avanzada de datos para poder complementar la excelencia en la prestación de servicios. Esta tecnología se aplicará a la planificación y gestión de procesos para el ahorro de energía, la reducción de costes laborales, la eficiencia empresarial y la sostenibilidad. Lo que conseguirá una planificación en Facility Services de lo más optimizada y rentable.
Soluciones de planificación basadas en analítica avanzada
Planificación del personal y tareas: una solución de planificación inteligente de personal facilita la gestión de turnos de trabajo y tareas. Ayudando no sólo a automatizar un proceso complicado y tedioso si se realiza de manera manual, sino que gracias a la analítica avanzada permite ofrecer soluciones óptimas teniendo en cuenta una cantidad enorme de variables complejas.
Además centraliza toda la información y da la opción de hacer un seguimiento exhaustivo de tareas y horarios de cada empleado y realizar cambios de manera rápida y sencilla.
Optimización de rutas: en los servicios auxiliares que implican desplazamientos, tales como servicios de limpieza, recogida de basuras, o mantenimiento, entran en juego muchas más variables (ruta óptima, flota, costes de transporte) que impactan sustancialmente en la rentabilidad del servicio ofrecido.
Definir y planificar las rutas óptimas para gastar el mínimo de combustible y ahorrar kilómetros innecesarios al conductor, es una de las formas en las que la analítica avanzada puede ayudar a reducir costes y ser más rentables en la parte del transporte.
Mantenimiento de activos: en los servicios de mantenimiento, la analítica avanzada y los modelos de mantenimiento predictivo tienen por objetivo maximizar la vida media de los activos, sacando el mayor aprovechamiento de los equipos y maquinaria. También están orientadas a mejorar la eficiencia en la gestión de los profesionales. Las soluciones de planificación basadas en analítica son capaces de hacer frente a tareas a corto y largo plazo, reduciendo el tiempo de acción ante las incidencias urgentes, y adelantándose a los posibles fallos de los equipos.
La analítica predictiva puede prever cuándo un activo de la empresa va a necesitar ser reemplazado, lo que permite adelantarse a las emergencias, desarrollar nuevos protocolos que aumenten la productividad y reducir el tiempo dedicado a resolver las tareas, lo que conlleva un crecimiento exponencial de la rentabilidad.
Gestión energética: la gestión energética en edificios es otra de las áreas de gran interés para cumplir los compromisos de eficiencia energética y sostenibilidad que demanda la sociedad.
El uso las soluciones tecnológicas innovadoras basadas en analítica avanzada puede ayudar no sólo a tener un control y análisis energético, sino que puede ayudar a definir medidas de mejora y simular los posibles impactos de su implementación. Proporcionando así una visión más clara de los procesos, las posibles mejoras que incorporar y llevar un seguimiento y planificación óptimos de la gestión energética.
Gestión de residuos: optimizar los recursos destinados a la recogida, almacenamiento y reciclaje de residuos sólidos urbanos no es una tarea fácil debido a la gran cantidad de variables complejas que influyen en el proceso. Por ejemplo el transporte (en el que se puede incluir la optimización de rutas para ahorro de combustible) o los requisitos de sanidad y medio ambiente.
La analítica es capaz de crear una planificación inteligente de los procesos de recogida, almacenamiento y transporte de los residuos. Optimizando el uso de los contenedores, los medios de transporte y centralizando todos los elementos que conforman el servicio optimizando las rutas definidas y la gestión eficiente la flota disponible.
Dimensionamiento y presupuestación de servicios: saber el número de empleados y equipos que van a ser necesarios para cada servicio de una manera óptima y automática, evitará costes innecesarios y una disminución en la calidad de los servicios ofrecidos.
Además podrás tener en cuenta las futuras contrataciones que serán necesarias dependiendo de los contratos conseguidos.
A modo resumen, la problemática principal de este sector además de su complejidad y variedad, es que los márgenes de rentabilidad de los servicios son muy ajustados. Por lo que el impacto que pueden ofrecer este tipo de soluciones de planificación en Facility Services inteligentes, son enormes en cuanto a rentabilidad total de las empresas.