En este artículo explicamos qué son y qué diferencias hay entre el mapeado de procesos tradicional y la minería de procesos o Process Mining.
Mapeado de procesos tradicional
Hasta hace pocos años la única manera de conocer cómo funcionaban los procesos de negocio era utilizar el tradicional mapeado de procesos o Process Mapping. Esta técnica consiste en dibujar todos los pasos y tareas implicados en un proceso empresarial, generando un diagrama de flujo de trabajo o mapa del proceso que describa visualmente lo que ocurre, paso a paso.
Para poder capturar un proceso empresarial y tener una visibilidad de principio a fin, es necesario preguntar a personas involucradas en él. ¿Qué tareas realizan? ¿En qué orden? ¿Cómo gestionan las solicitudes? ¿Por qué tardan esos tiempos? ¿Qué cargas de trabajo tienen? Esto significa que el mapa de procesos tradicional será tan bueno como las personas a las que se les pregunte. Es decir, será subjetivo y sesgado. Además, el hecho de tener que entrevistar a tantas personas supone mucho tiempo y un gasto de dinero. Sin contar con que en caso de preguntar a las personas equivocadas o de omitir a algunas esenciales, el resultado acabará siendo engañoso.
Una vez se cuenta con el mapa del proceso dibujado de manera manual (aunque se haya realizado a través de un programa informático, la creación ha sido manual), los expertos en procesos deben proponer mejoras. Acciones de mejora que, para ser aceptadas, conllevan otra ronda de discusiones con todas las partes implicadas.
Minería de procesos o Process Mining
A diferencia del mapeo de procesos, la minería de procesos o Process Mining crea automáticamente un mapa del proceso a partir de los datos provenientes de los sistemas empresariales, como bases de datos de aplicaciones, ERPs, CRMs, archivos de registro, documentos Excel, etc.
Al basanse en datos reales, el mapa de proceso resultante será objetivo y mucho más preciso. Recogerá variaciones de los procesos y excepciones que se habrían perdido realizando el mapeo tradicional. Además, como se conecta directamente a los sistemas empresariales, el flujo del proceso se genera a partir de datos en tiempo real de manera automática y prácticamente inmediata. De esta manera se puede hacer un seguimiento y monitorización continua de los procesos, y buscar siempre la mejora continua.
Por tanto, utilizar Process Mining en vez del mapeo de procesos tradicional reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo del descubrimiento de procesos, al tiempo que mejora su precisión.
Esta nueva disciplina de descubrimiento, análisis, monitorización y mejora de procesos permite identificar las ineficiencias ocultas causadas por contar con demasiados sistemas que no funcionan bien juntos, y ayuda a solucionarlas con resultados espectaculares.
Mapeado de procesos tradicional vs. Minería de procesos o Process Mining
Podemos concluir entonces que comparando ambas aproximaciones:
- El mapa de procesos resultante del mapeado tradicional es subjetivo y parcial, mientras que el generado a partir de Process Mining es objetivo e integral.
- Realizar el mapa de un proceso utilizando Process Mapping resulta más largo y supone un mayor coste, mientras que con Process Mining es inmediato y fácil de llevar a cabo.
- Por último, utilizando el mapeado tradicional se puede comprender el proceso una sola vez, sin embargo con Process Mining se puede monitorizar el proceso en tiempo real y buscar la mejora de manera continua.
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