En este artículo veremos las principales ventajas y desventajas de realizar planificaciones de manera manual, de manera automática o aplicando inteligencia a través de la analítica avanzada y la Inteligencia Artificial.
Crear planificaciones óptimas de la producción, del transporte o de los horarios y tareas de los empleados es una labor compleja que requiere una inversión de tiempo significativa, y cuyo resultado afectará directamente a la cobertura del servicio, la productividad y la experiencia de los clientes.
Muchas compañías siguen usando hojas de cálculo como Excel para realizar sus planificaciones de manera manual. Usar este tipo de herramientas puede tener cierto sentido si cuentas con pocos pedidos o una plantilla reducida, pero en la mayoría de los casos acaba resultando ineficiente e incluso inviable.
Existen soluciones estándar de gestión como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), MRP (Material Requirements Planning) o SGA (Software de Gestión de Almacenes), que permiten realizar planificaciones de manera automática pero que no aplican inteligencia.
Por último, existen herramientas que permiten no sólo automatizar la tarea de planificación, sino agregar Analítica Avanzada e Inteligencia Artificial para que las planificaciones resultantes sean realmente inteligentes. Estas planificaciones tienen en cuenta todas las variables y restricciones existentes para asignar los recursos disponibles de manera óptima, asegurando la cobertura del servicio, garantizando el cumplimiento normativo, y buscando lograr objetivos como: maximizar la productividad, minimizar los costes, mejorar la satisfacción de los clientes o empleados, etc.
Veamos las ventajas y desventajas de cada una de estas opciones ?
Ventajas y desventajas de la planificación manual
Ventajas
- Utilizar hojas de cálculo o software de planificación manual suele ser más barato.
Desventajas
- Realizar las planificaciones a mano es una tarea compleja en la que se invierte mucho tiempo de trabajo.
- Estas planificaciones se basan en la experiencia, intuición y expectativas del responsable de la planificación, lo que resulta poco objetivo.
- Las planificaciones resultantes son ineficientes y en ocasiones inviables de gestionar debido a la gran cantidad de recursos o eventos.
- Las ineficiencias de este tipo de planificaciones manuales se traducen en un aumento de los costes y riesgos operativos, y una reducción de la productividad.
- Este tipo de herramientas no favorecen la comunicación y la colaboración.
- No se asegura que las planificaciones cumplan con la normativa vigente. Para garantizarlo, es necesario hacer una revisión manual de la planificación.
- Al tratarse de planificaciones estáticas, en caso de tener que cambiarse debido a algún imprevisto del día a día (avería de alguna máquina, tráfico intenso, baja por enfermedad de algún empleado, etc.), debe replanificarse de nuevo de manera manual, lo que vuelve a ser complicado y genera multitud de desajustes e ineficiencias.
Ventajas y desventajas de la planificación automática
Ventajas
- Utilizar herramientas de planificación automática reduce el tiempo dedicado a la tarea de planificación. Pero eso es todo, no asegura que el plan resultante sea bueno o mejor que otro.
- Pueden contar con módulos que permitan la comunicación entre empleados y favorezcan la colaboración.
Desventajas
- Este tipo de soluciones son caras para el valor real que aportan al negocio.
- Las planificaciones resultantes son ineficientes al no incorporar inteligencia a través de la analítica avanzada de datos.
- Las ineficiencias de este tipo de planificaciones se traducen en un aumento de los costes y riesgos operativos, y la pérdida de productividad.
- Al tratarse de planificaciones estáticas, en caso de tener que cambiarse debido a algún imprevisto del día a día (avería de alguna máquina, tráfico intenso, baja por enfermedad de algún empleado, etc.), debe replanificarse, lo que generará de nuevo multitud de desajustes e ineficiencias.
Ventajas y desventajas de la planificación inteligente
Ventajas
- Las herramientas de planificación inteligente realizan las planificaciones de manera automática en un clic, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a la tarea de planificación.
- Estas planificaciones se basan en datos reales, lo que aporta una mayor objetividad.
- Garantizan que se cumplen el todo momento las normativas vigentes.
- Realizan predicciones para poder adelantarte y adaptar las planificaciones de cara al futuro. Por ejemplo, predecir la demanda de un determinado producto para asegurar el flujo de producción, o predecir el número de visitas por hora a un establecimiento para asegurar tener el personal necesario en cada momento.
- Dimensionan de manera óptima los equipos y recursos en base a las predicciones para evitar costes asociados al infra o sobre dimensionamiento.
- Asignan los recursos de manera inteligente teniendo en cuenta todas las variables (tipo de producto, capacidad de las máquinas y tiempos de ejecución, tipo de vehículo, flota, rutas posibles, disponibilidad, habilidades y preferencias de los empleados, etc.), y restricciones (un producto debe pasar por una máquina antes que por otra, un empleado no puede trabajar más de 8h seguidas, un determinado producto debe ser transportado en un tipo de vehículo, etc.).
- Este tipo de herramientas favorecen la comunicación y la colaboración.
- Al utilizar datos en tiempo real, estas soluciones detectan cualquier cambio o desajuste en el día de las operaciones y replanifican de manera automática y óptima para minimizar el posible efecto negativo de los imprevistos.
Desventajas
- El coste de este tipo de herramientas suele ser más elevado.
La analítica avanzada de datos y la Inteligencia Artificial permiten llegar a niveles de eficiencia que una hoja de Excel o herramientas que simplemente automatizan el proceso no pueden alcanzar.
Contar con una herramienta de planificación inteligente supone un antes y un después para los responsables. Les permite planificar con antelación con solo un par de clics, sabiendo que las necesidades están cubiertas, que están cumpliendo con todas las normativas regulatorias, y que están maximizando la eficiencia y la rentabilidad de sus operaciones.
En decide aplicamos analítica avanzada de datos e Inteligencia Artificial en las planificaciones de producción, del transporte, del personal o de almacenes para mejorar la operativa diaria de nuestros clientes. Aportándoles una ventaja competitiva y ayudándoles a conseguir los máximos niveles de eficiencia y productividad.
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